Het eindejaarsgesprek: maak er eens iets moois van!

Het jaar is weer bijna ten einde en binnenkort gaat u als werkgever mogelijk de functioneringsgesprekken houden. U wilt immers als goed werkgever ééns per jaar een goed gesprek houden met uw werknemers. Het functioneren van werknemers wordt in dit soort gesprekken tegen het licht gehouden. Velen zijn blij als het weer voorbij is. Maar het kan ook anders. U wilt immers een gemotiveerde werknemer. Een eindejaarsgesprek kan daartoe bijdragen, mits u zich goed voorbereidt.

Bedenk vooraf wat de structuur van het gesprek zal zijn, maak een soort agenda. U kunt hierbij gebruik maken van een beoordelingsformulier. In grote lijnen bestaat dit formulier uit twee onderdelen. Het eerste deel vult u vooraf in. Hier beoordeelt u het functioneren van uw werknemer. Kies tussen de 6 en 9 vaardigheden waarop u gaat beoordelen. Deze vaardigheden kunnen per functie variëren. Met behulp van kruisjes geeft u aan of u de prestatie onvoldoende, matig, voldoende of goed vindt. Geef tijdens het gesprek een toelichting op uw beoordeling.

Het functioneren van uw werknemer

Medewerkers hebben zelf vaak niet door hoe ze functioneren of wat hun sterke en hun zwakke punten zijn. Veel mensen denken, soms terecht of onterecht, dat ze beter zijn dan anderen. Aan de ander kant zijn er ook mensen die een negatiever beeld van zichzelf hebben. Feedback van een leidinggevende helpt om de eigen positie te bepalen. Hierdoor komt de werknemer er achter wat hij goed doet en wat beter kan. Een compliment heeft een sterk motiverende werking. Krijgen werknemers te horen dat ze ergens goed in zijn, dan geeft dat energie en moedigt aan om nog harder te werken. Maar ook als niet alles goed gaat moet dit besproken kunnen worden. Medewerkers hebben kritiek nodig om zichzelf te kunnen ontwikkelen. Het geven van kritiek is echter een kunst op zich. U wilt uw werknemer niet de grond in boren. Speel daarom niet op de persoon, maar benoem de situatie die niet goed is en geef aan hoe het anders kan.

Actie- en verbeterpunten

Nadat u het functioneren van uw werknemer besproken heeft, vraagt u naar de reactie van de werknemer. Hier start het tweede onderdeel van uw beoordelingsformulier. U bespreekt met uw werknemer op welke manier zijn motivatie en functioneren (nog) beter kan. Hoe kunnen veranderingen in de werkomstandigheden hieraan bijdragen en hoe kunnen de capaciteiten van uw werknemer zo goed mogelijk benut worden. Zorg dat de afspraken die u maakt redelijk en haalbaar zijn. Leg de afspraken die u maakt vast. Plan een datum wanneer u de vorderingen over de gemaakte afspraken met elkaar bespreekt . Wacht hiermee niet tot het volgende functioneringsgesprek!

Tot slot tekenen beide partijen het beoordelingsformulier voor akkoord. Mocht uw werknemer hier niet mee instemmen, dan mag hij ook “voor gezien” tekenen. De werknemer ontvangt een exemplaar van het beoordelingsformulier en u bewaart het formulier in het personeelsdossier.

Structuur en een formulier kunnen u helpen bij het houden van een motiverend eindejaarsgesprek. Uw eigen bevlogenheid en enthousiasme zijn echter minstens even belangrijk. Goed voorbeeld doet immers goed volgen.

Veel succes!